HR-Digitalisierungsprojekte – Achtung! Change über Bande …
… oder: warum Digitalisierungs-Projekte auch immer Change-Kompetenz brauchen
Wer mit HR zu tun hat, kennt das: Die Entscheidung für die HR-Suite ist gefallen und der Auftrag an das Projektteam klingt auf den ersten Blick harmlos: Digitalisiert die entsprechenden Prozesse und optimiert sie auf dem Weg. Digitalisierung von Prozessen = Harmonisierung = Zentralisierung, so auch bei einem meiner Kunden im letzten Jahr. Und wenn es dabei um Prozesse wie Performance-, Goal- und Talentmanagement geht mit entsprechendem Einfluss auf Bonus, Gehalts- und Karriereentwicklung, dann ist schnell klar: hier ist Musik drin!
In diesem Fall bemerkte das Projektteam die „Musik“ schnell an der hohen Aufmerksamkeit vieler Stakeholder - und hat dann entschieden, sich externen Support dazu zu holen. So durfte ich das Team beraten und begleiten auf ihrem Weg. Und ich liebe solche Projekte, denn sie haben echtes Change-Potential über die Prozesse nachhaltig Führung und Kultur zu verändern, als Effekt über Bande sozusagen. Dieser Effekt wird aus meiner Erfahrung häufig unterschätzt und (kultureller) Change ist entsprechend kein offizieller Teil des Projektauftrags. Das hat auf der einen Seite Vorteile, da das Label und die Schwerfälligkeit von Kulturtransformationsprojekten fehlen, bringt auf der anderen Seite Herausforderungen für ein Projektteam mit sich, das oft nicht darauf eingestellt oder vorbereitet ist, diese Dimension des Projektes erfolgreich zu gestalten.
Was waren und sind entscheidende Momente für Erfolg in diesen Projekten?
#Auftragsklärung zu Beginn
Ein erster wichtiger Moment war, die beiden Project Leads zu Beginn zu stärken, den Auftrag mit dem Sponsor nochmals zu schärfen: wie weit darf die „Optimierung“ denn gehen? Was darf ganz weg, was muss auf jeden Fall bleiben? Nicht überraschend kamen hier klare Vorgaben und Restriktionen durch den Sponsor und die Mutterorganisation zu Tage - aber auch bedeutsame Gestaltungsspielräume.
Regelmäßig die #Hubschrauberperspektive einnehmen: Diese Prozesse, die wir gerade anfassen was bedeuten sie für das Unternehmen? Was wird wodurch verstärkt, fokussiert, was nicht? Und wie gut passt das zu dem wie wir sind - oder wie wir sein wollen? Diesen Blick einzunehmen jenseits des Projektalltags mit seinen (Projekt)technischen Anforderungen ist wichtig, um zu guten inhaltlichen Lösungen zu kommen und für fundierte…
#Kraftfeldanalysen: Wenn es gute Annahmen darüber gibt ist, was im Projekt wie stark geltende Spielregeln zentral oder lokal berührt, dann können auf dieser Basis auch Reaktionen und Folgen im Unternehmen besser eingeschätzt werden - um bewusst zu entscheiden: halten wir das Maß an Irritation und die Dynamik lokaler Wirkkräfte aus? Und was bedeutet das für unsere Kommunikation und Einbindung von Stakeholdern? Wo brauchen wir Unterstützung und Rückendeckung vom Sponsor, wo können wir mit unserer kleinen „Digitalisierung-Jolle“ unauffällig zu neuen Ufern segeln?
#Entscheidungen gut vorbereiten
Auch wenn das Projekt als Digitalisierungsprojekt läuft und es vermeintlich „nur“ um Softwarefeatures geht, machen Entscheidungsvorlagen, die den Changekontext mitdenken und die zu treffenden Entscheidungen entsprechend einbetten, einen großen Unterschied - um nachhaltige Veränderungen zu ermöglichen.
#Mut!
Was es vor allem braucht, ist ein Projektteam, das selbstbewusst und mutig diese Gelegenheit eines Digitalisierungsprojektes nutzt, um an der eignen Organisation zu arbeiten, dabei Restriktionen in Frage zu stellen und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens (und auf keinen Fall weniger) immer im Blick zu haben.
Susanne Moosdorf – Executive Coach